シフト表の作成に、なぜ毎月時間がかかるのか？
シフト表づくりが重いのは、マス目を埋める作業そのものではなく、その前後にある「希望を集める」「不備を探す」「配る」という3つの手作業が毎月まるごと発生するからです。希望がLINE・紙・口頭でバラバラに届けば、作成者はまずそれを1つの表に書き写すところから始めることになります。
しかもシフト表は、作ってからも動きます。急な休みが入るたびに表を直し、直した表をもう一度配る。1回作って終わりではなく、月内に何度も同じ作業が繰り返されるのが、時間を取られる最大の理由です。
作成者が1人に固定されがちなのも特徴です。「あの人の作り方でないと分からない」状態になると、休めない・引き継げないという別の問題に変わっていきます。
シフト表づくりは、どこから自動化できるのか？
いきなり「AIが最適なシフトを自動で組む」ところを目指す必要はありません。効果が大きくて着手も簡単なのは、前後の3工程です。手をつけやすい順に3段階あります。
| 段階 | やること | 向くケース |
|---|---|---|
| 1 | 希望の集め方をフォームに統一（Googleフォーム） | LINE・紙・口頭が混在している |
| 2 | 過不足・重複を自動チェック（関数＋条件付き書式） | 人数が足りない日を目で探している |
| 3 | 確定シフトを自動で配布（GASのトリガー） | 確定後の連絡と修正連絡が毎回発生する |
シフトの希望は、どうやって集めればいいのか？
Googleフォームで希望を受け取ると、回答がそのままスプレッドシートに1行ずつ蓄積されます。氏名・日付・希望時間帯・NGの日といった項目を最初から列に分けておけば、届いた時点で集計できるデータになっています。書き写す作業がここで消えます。
入力する側の負担も軽くなります。スマホのブラウザから選択肢を選ぶだけで済むので、LINEで文章を打つより早いことが多いです。自由記述は「備考」1つに絞り、日付と時間帯は必ず選択式にするのがコツです。
締切の管理も同時に楽になります。フォームには受付終了日時を設定でき、誰が未提出かは名簿と回答を突き合わせればすぐ分かります。
- 必要な項目（氏名・日付・希望時間帯・NGの日・備考）を決める
- 日付と時間帯は選択式にする。自由記述は備考1つに絞る
- 回答先スプレッドシートを1つ決めて、全員分をそこに溜める
- フォームに受付終了日時を設定し、締切を仕組みで管理する
人数の過不足や重複は、自動でチェックできるのか？
できます。目で探している「この日、人が足りない」「この人だけ連勤になっている」は、関数と条件付き書式で自動的に色がつく状態にできます。人が探すのをやめて、機械に指摘させる形に変えるということです。
よく使うのは、条件に合う件数を数える COUNTIFS、条件つきで合計する SUMIFS、担当者や日付で自動集約するピボットテーブルです。日ごと・時間帯ごとの人数を出しておき、必要人数を下回ったセルに条件付き書式で色をつけると、不足している日が一目で分かります。
同じように、1人あたりの週の勤務時間、連続勤務日数、同じ時間帯の二重登録も数式で判定できます。ここまでで「不備を探す」という作業自体がなくなります。割り当てを決めるのは人のままでかまいません。
| 見たいこと | 使うもの |
|---|---|
| 日ごと・時間帯ごとの人数 | COUNTIFS／ピボットテーブル |
| 必要人数を下回った日 | 条件付き書式で色づけ |
| 1人あたりの勤務時間の合計 | SUMIFS |
| 連勤・二重登録 | COUNTIFS＋条件付き書式 |
確定したシフト表を、各自に自動で配るには？
確定後の配布と再連絡は、GAS（Google Apps Script）で自動化できます。シフト表のシートを読んで、各自の担当分だけを抜き出し、メールやチャットに送る。この処理を時刻トリガーで動かせば、決まった日時に人が触らず配信されます。
実務で効くのは「変更があった行だけを通知する」使い方です。シフトは確定後に必ず動きます。表を直したら、影響を受ける人にだけ変更内容が飛ぶようにしておくと、修正のたびに全員へ送り直す手間と、伝え漏れの両方が減ります。
各自のGoogleカレンダーに予定として登録する形にもできます。「表を見に行かないと分からない」状態から「自分の予定として入っている」状態に変わると、確認漏れの問い合わせがはっきり減ります。
シフト管理ソフトと、スプレッドシートで作るのはどちらがいいのか？
どちらが優れているという話ではなく、自社のシフトの決め方が特殊かどうかで決まります。市販のシフト管理ソフトは、希望収集・自動割り当て・打刻連携までひと通り揃っており、標準的な運用に合うなら導入が早いです。
一方で、資格や免許の有無、店舗をまたぐ応援、特定の組み合わせを避けたい、といった自社固有のルールが多いほど、既製品の設定では表現しきれないことが増えます。結局ソフトの外でExcelを使い続ける、という状態になりがちです。
スプレッドシート＋GASは、そこを自社のルールどおりに作れるのが利点です。すでにスプレッドシートで運用していて、不満が「集める・探す・配る」に集中しているなら、作り替えずにその3工程だけ自動化するのがいちばん費用対効果が高いと考えています。まずは今の手作業に月いくらかかっているかを、手作業コスト診断ツールで出してみてください。
どこまで自社でできて、どこから外注か？
段階1（フォームでの希望収集）と段階2（関数・条件付き書式でのチェック）は、社内で試せる範囲です。項目を決めてフォームを作り、COUNTIFSと条件付き書式を設定する──ここまでは追加費用なしで始められます。
段階3のGAS自動配信、複数店舗・複数職種にまたがる集計、資格や連勤上限といったルールが絡む割り当て支援は、外注したほうが早くて安全なことが多いです。シフト表は「作った人にしか分からない数式」になりやすく、担当者が代わった瞬間に誰も直せなくなります。
bongryではGAS自動化を¥30,000（税別）〜・最短3日で対応し、引き継ぎ資料をつけて属人化を避けます。費用の考え方はGAS開発の外注費用相場にまとめています。
シフト表の作成自動化に関するよくある質問
いまExcelでシフト表を作っています。作り直しになりますか？
作り直しになるとは限りません。ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに取り込んで運用する方法や、希望の集め方だけをGoogleフォームにして、出力先を今の表の形式に合わせる方法もあります。現在の運用を伺ったうえで、変更が少ない方法をご提案します。
シフトの割り当てそのものを自動で決められますか？
人数や時間帯といった条件が数値で書ける範囲であれば、候補を自動で出すところまでは作れます。ただし、相性や当日の状況といった数値にしにくい判断が残るため、最終決定は人が行う前提の設計をおすすめしています。どこまで自動にするかは業務内容を伺って個別に決めます。
急なシフト変更にも対応できますか？
できます。シフト表を直したときに、変更があった行だけを対象者へ通知する形が一般的です。全員に送り直す必要がなくなり、誰に何を伝えたかも記録として残ります。
スタッフがスマホしか持っていなくても使えますか？
使えます。希望の提出はスマホのブラウザからGoogleフォームに入力する形で、アプリのインストールは不要です。確定シフトの受け取りも、メール・チャット・カレンダー登録など、スタッフが普段使っている手段に合わせて設計できます。
小さく試してから広げられますか？
その進め方をおすすめしています。1店舗・1職種だけをフォーム化して1〜2か月ほど回し、実際に楽になったことを確認してから対象を広げると、現場の抵抗が少なく定着します。
前提と注意
- 本ページはGoogleフォーム・Googleスプレッドシート・GAS（Google Apps Script）を用いた一般的な自動化の考え方をまとめたものです。実現できる範囲はシフトの決め方・就業ルール・利用中のツールにより異なります。
- シフト作成にあたっては労働基準法および自社の就業規則・労使協定の定め（労働時間・休憩・休日・時間外の上限等）に従う必要があります。本ページは法令解釈を示すものではなく、個別の判断は社会保険労務士等の専門家にご確認ください。
- 市販のシフト管理ソフトに関する記述は一般的な傾向を示す目安であり、特定製品の機能・仕様を示すものではありません。導入検討時は各製品の最新の公式情報をご確認ください。
- 料金（GAS自動化¥30,000〜）は税別・2026年8月時点のもので、規模・要件により変動します。正式なお見積りは無料・即日でお出しします。
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